1.OBJETIVO

 

 

Dar a conocer los lineamientos para el manejo y la efectiva protección de los datos personales suministrados por los clientes, proveedores, colaboradores y cualquier otro tercero, de quienes CLUSTER CAPITAL S.A.S, Nit: 900.871.483, bajo el uso de su producto CITOCLUB, recolecta datos personales, de conformidad con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

 

 

2.RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

 

Nombre: CLUSTER CAPITAL S.A.S

Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia CR 48 12 SUR 148 OF 604 ED CENTRO PROFESIONAL EL CRUCERO

Correo electrónico: servicioalcliente@citomovil.com Teléfono: 3124127788

Página Web: www.citoclub.io

 

 

3.ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

 

Las políticas y procedimientos contenidos en este documento serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que los hagan susceptibles de tratamiento por parte de CITOCLUB.

Estas políticas son de carácter obligatorio para CITOCLUB en calidad de responsable del tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de CITOCLUB.

Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento.

 

 

4.DEFINICIONES

 

 

1. Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

1. Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

1. Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

1. Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

1. Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

1. Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

1. Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. Consultas

Solicitud de la información personal del titular que repose en cualquier base de datos usada por CITOCLUB, sobre la cual tiene la obligación de suministrar al titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

1. Reclamos

Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por CITOCLUB, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el titular o sus causahabientes.

1. Dato público

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros púbicos,

 

 

documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

5.

PRINCIPIOS

Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por CITOCLUB en el proceso de administración de datos personales.

1. Legalidad en materia de Tratamiento de datos

El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

1. Finalidad y Tratamiento

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

El Tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos de CITOCLUB se encuentran relacionados con la prestación del servicio, relación contractual, fines comerciales y/o publicitarios. CITOCLUB podrá transmitir la información a terceros, entre ellos, pero sin limitarse, a la consulta y reporte de información ante operadores de bancos de datos de contenido crediticio y financiero; fines comerciales y publicitarios relacionados con opciones y productos ofrecidos al público llevada a cabo por CITOCLUB o por terceros y comunicación con los usuarios a través de cualquier medio electrónico, entre ellos WhatsApp.

1. Libertad

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

1. Veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

1. Transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de CITOCLUB o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

1. Acceso y circulación restringida

 

 

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

1. Seguridad

La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1. Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

 

6.BASE DE DATOS DE RESIDENTES O USUARIOS DEL SERVICIO

 

 

• Definición: Los residentes y usuarios del servicio, son las personas naturales que utilizan los servicios de CITOCLUB. Esta base de datos corresponde a la información de los residentes de los conjuntos residenciales o también de los empleados y usuarios de los edificios empresariales.

• Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a CITOCLUB cumplir con su objeto de prestación de servicio de Citofonía Móvil desde una plataforma en la nube.

• La base de datos contiene la siguiente información personal: nombres, correo electrónico, teléfonos fijos y teléfonos celulares, vehículos, tipo de usuario propietario o arrendatario, número de apartamento u oficina, registros de llamadas y grabación de llamadas.

• Forma en que se recopilan los datos: La información se obtiene mediante el administrador del conjunto residencial o empresarial, el cual envía los datos en

 

 

un formato EXCEL o en otro formato que se pueda abrir desde EXCEL. Esta información es enviada al email de CITOCLUB y finalmente se configura la cuenta para permitir el uso del servicio.

La información queda almacenada en servidores del proveedor de tecnología de CITOCLUB que cuenta con toda la infraestructura para garantizar la seguridad de la información, esto es, un Data Center de un proveedor de servicios de telecomunicaciones. En la recolección de la información el residente expresa la autorización de recolección de sus datos personales por parte de la administración de acuerdo a la Ley 1581 de 2012, sus anexos y modificaciones, por lo tanto, CITOCLUB no se hace responsable de dicha recolección de datos.

• Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, almacenamiento, uso, y de circulación.

• Circulación interna: La información ingresada al sistema para el uso de los servicios prestados por CITOCLUB, pasa al área de soporte y servicio al cliente en caso de requerirse.

• Circulación externa: La información contenida en esta base de datos se guarda en servidores contratados por CITOCLUB y los cuales contienen todas las normas de seguridad y sólo pueden acceder a ella ciertas personas de CITOCLUB autorizadas, tales como el área de ingeniería, operación y administración. De igual forma, a la plataforma de CITOCLUB sólo puede acceder el administrador de la copropiedad o la persona que él designe.

• Vigencia: La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dura la relación comercial con el cliente.

 

7.DERECHOS DE LOS TITULARES

 

 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CITOCLUB o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CITOCLUB, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3. Ser informado por parte de CITOCLUB o por parte del encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

 

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

2. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento realizado por CITOCLUB o el encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución; o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la referida base de datos.

3. Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

8.PROCEDIMIENTOS

 

 

El titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante CITOCLUB, consultas y/o reclamos, previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos, de atención al usuario dispuestos por CITOCLUB: medio escrito, medio telefónico o a través de cualquier medio virtual que se disponga para tal para tal fin.

CITOCLUB, responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada.

 

9.DEBERES DE CITOCLUB EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

 

CITOCLUB, cumplirá los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Tomar las medidas para que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya

 

 

suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

2. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

3. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;

4. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

5. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

6. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

7. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;

8. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

10.MODIFICACIONES

 

 

CITOCLUB se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del Tratamiento referidos a la identificación de CITOCLUB y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, CITOCLUB comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

 

 

 

11.FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

 

 

La presente Política de tratamiento de la información fue creada el día 2 de febrero de 2018 y entra en vigencia a partir del día 3 de abril de 2018. Las modificaciones que se presenten respecto de la presente política, se informará a través de la página web www.citoclub.io .